Når der arbejdes med ideer, opfindelser og måske endda patenter er der stor set altid et element af fortrolighed og ofte krav om hemmeligholdelse.
Fortrolighedsaftaler og hemmeligholdelsesaftaler minder meget om hinanden og oftest er de lagt sammen i én. Der er dog en forskel:
- Fortrolighed omhandler informationer eller/og materiale modtaget eller givet i fortrolighed, f.eks. som ansat i en virksomhed eller når informationer gives til en anden person i betroet position mod en forvisning om at informationerne ikke kommer videre som f.eks. lægen, psykologen, præsten, advokaten osv.
Fortrolighedsklausuler er for at sikre erhvervshemmeligheder f.eks. opnået i ansættelse. Men det kan også være personfølsomme informationer opnået gennem tæt samarbejde f.eks. terapeutiske forløb eller lignende, hvor fortrolighed er afgørende for at kunne give rette vejledning eller behandling. Fortrolighedsklausuler er en forlængelse af de regler der bl.a. er defineret i markedsføringsloven.
- Hemmeligholdelse er typisk begrænset til en periode og overtrædelse af bestemmelse er typisk økonomisk reguleret. Det være sig hemmeligholdelse af materiale på en workshop, hemmeligholdt materiale ved en retssag, ligesom det kan være dokumenter, der hemmeligholdes (Classified) i en årrække, f.eks. informationer fra Watergate skandalen, krige, ulykker osv., hvor overlevende, pårørende osv. søges beskyttet ved at hemmeligholde materiale i en årrække.
Der findes et utal af varianter for hvordan en fortroligheds- og hemmeligholdelsesaftale kan se ud, og der er stor forskel i det omfang, der binder parterne. Det er dog næsten altid kritisk at benytte fortroligheds- og hemmeligholdelsesaftaler:
For personen, der vil have underskrevet aftalen ligger der en frygt for at modparten enten selv vil udnytte det der udvikles eller videregive udleverede informationer til andre. Derfor er det vigtigt at præcisere aftalens nødvendighed for at kunne tale frit
For den eller dem der modtager fortrolighedserklæringen ligger et mistillidsforhold, som kan opfattes mere eller mindre voldsomt. Modsat viser det at underskrive en aftale, at man ikke har denne hensigt. Ved mange aktiviteter med forskellige deltagere vil en fortroligheds aftale ofte være nødvendigt – typisk også en hemmeligholdelsesaftale, og sådanne skal være på plads inden det fysiske møde uanset om dette er en workshop, en præsentation eller en forhandling, således at eventuelle problemer ikke skal løses under mødet.
En fortroligheds- og hemmeligholdelsesaftale er dog en speciel aftaleform. Oftest er der intet eller meget begrænset information om hvad der skal hemmeligholdes, og det der eventuelt måtte være er alt for generelt. Det kan være vanskeligt at beskrive, hvad der skal hemmeligholdes, da det typisk endnu er noget uklart, og typisk vil beskrivelsen af det der skal hemmeligholdes omhandler et par ord alternativt maksimalt et par linjer mod aftalens måske flere sider. Dette kan for mange være særdeles vanskeligt at skrive under på, da de med deres underskrift i mange situationer nærmest kan afskrive sig retten til at arbejde med det de ved noget om. I mange større virksomheder underskrives fortroligheds – og hemmeligholdelses-aftaler derfor heller ikke, og såfremt det sker, er aftalerne nøje studeret og juridisk vurderet inden underskrift. Ved underskrift er det også svært at skrive hvad aftalens fortrolighed præcist dækker over, da aftalen endnu ikke er underskrevet og en potentiel underskriver således får tilstrækkelig viden til ikke at behøve at underskrive.
Ofte er grundlaget derfor baseret på en uskreven aftale med udgangspunkt i normer omkring etik og ære. Sådanne ”Gentleman Agreements” kan dog være risikable aftaleformer, da grundlaget oftest opfattes forskellige. Den tidligere øverste dommer i High Court Of Justice i England og Wales Sir Harry Vaisey (1877 – 1965) beskrev som en af sine mange farverige beskrivelser en Gentleman Agreement som: ”En Gentleman Agreement er en ordning mellem to personer, hvor ingen af dem er en Gentleman, da hver af dem forventer den anden er strengt bundet mens en selv ikke er bundet af noget”
En fortroligheds- og hemmeligholdelsesaftale bør derfor tilrettelægges med omhu således at den dækker det den skal og ikke ødelægger fremtidige muligheder for underskriveren. Derfor skal den også være underskriveren i hænde inden mødet afholdes således at vedkommende har mulighed for at læse den og eventuelt drøfte den med sit bagland, f.eks. advokater, og eventuelt få mulighed for at anføre hvilke ændringer der skal til. Det er normalt ikke en god ide at præsentere en fortroligheds- eller/og hemmeligholdelsesaftale ved workshoppen, da det sjældent vil blive modtaget positivt og derfor resultere i en dårlig start.
